Jak zaprojektować stopkę mailową?

21.10.2016

Stopka mailowa – chociaż niepozorna i często pomijana w pierwszym etapie budowania wizerunku firmy, ma dla niego ogromne znaczenie. Przedsiębiorstwa często kontaktują się ze swoimi klientami i kontrahentami właśnie za pośrednictwem poczty elektronicznej, dlatego stopka stanowi nie tylko podpis, ale także wizytówkę firmy. Czym się kierować oraz jakich błędów unikać przy jej tworzeniu?

Myli się ten, kto twierdzi, że wysyłając firmową korespondencję wystarczy zwykły podpis. Od razu obalamy ten mit – nie wystarczy! Często źle skonstruowana stopka (lub jej brak) powoduje, że nawet długotrwale budowany wizerunek firmy legnie w gruzach. Jak sprawić, by nasza stopka była poprawna? Przedstawiamy garść rad, które przydadzą się przy projektowaniu profesjonalnego elektronicznego podpisu w wiadomości „prywatnej”, czyli takiej, którą wysyłasz ze służbowej skrzynki do pojedynczych odbiorców. W kolejnym artykule zdradzimy sposoby na tworzenie poprawnej stopki w mailingu masowym.

Po pierwsze: estetyka to podstawa

Chociaż nie ma jednego przepisu na stopkę idealną, są wymagania, które musi ona spełniać. Najważniejsze z nich to przejrzystość, czytelność i prostota, dlatego stopka musi być odpowiednio zaprojektowana. Co musi się w niej znaleźć? Przede wszystkim imię i nazwisko! Chociaż wydaje się to oczywiste, często jest pomijane. Nawet jeśli konieczne dane w stopce się znajdują, to przez zły projekt są nieczytelne, a tego chcemy uniknąć.

Po drugie: mniej znaczy więcej

Często kusi nas, by w stopce było dosłownie wszystko: zalety firmy, wszystkie dane, a najlepiej też oferta i jakaś reklama – przecież nie ma lepszego sposobu na dotarcie z przekazem do klienta. Błąd! Chociaż korporacyjna stopka musi spełniać pewne wymagania (na przykład zawierać informację o kapitale zakładowym spółki), to im dłuższy przekaz, tym elektroniczny podpis rośnie do rangi poematu. Po pierwsze nikt tego nie przeczyta (tym bardziej, jeśli stopka będzie objętościowo większa, niż treść samego e-maila), a dodatkowo odbiorca wiadomości nie odniesie dobrego pierwszego wrażenia o firmie. Żeby było właściwie, musi być porządek – tylko niezbędne informacje, uporządkowane i nienachalnie podane. Dane wymagane prawem to:

  •  firma spółki, jej siedziba i adres
  •  dane dot. sądu rejonowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki
  •  numer, pod którym spółka widnieje w rejestrze
  •  numer identyfikacji podatkowej
  •  wysokość kapitału zakładowego

Te elementy muszą być podane, co nie znaczy, że powinny być na pierwszym planie. Niewielki rozmiar fontu i przygaszony kolor będą najbardziej odpowiednie.

Po trzecie: układ graficzny

Nie możemy przesadzić z kolorem i liczbą użytych fontów, co wiąże się bezpośrednio z punktem pierwszym, czyli estetyką. Jeśli forma odwraca uwagę od treści to znak, że stopka nie jest poprawnie zaprojektowana. Prostota, a jednocześnie spójność z kolorystyką firmy sprawi, że stopka będzie wyglądała profesjonalnie. Oczywiście nie wykluczamy tu elementów graficznych, które nadają jej charakteru, a często są wręcz niezbędne (jak logo firmy). Można też umieścić podlinkowane grafiki do mediów społecznościowych lub informacje o nagrodach (taki zabieg stosuje się często okresowo, dopóki informacja o nagrodzie jest „świeża”). Niezależnie jednak od wyboru elementów graficznych, najważniejszy jest umiar. Lepiej z czegoś zrezygnować, niż przesadzić z ilością.

Po czwarte: poprawność językowa

Błędy ortograficzne, interpunkcyjne, literówki i brak polskich znaków – do tego nie możemy dopuścić! Żadna stopka, nawet najlepiej zaprojektowana nie będzie wyglądała profesjonalnie, jeśli znajdzie się w niej jakikolwiek błąd, nawet najmniejszy. Niepoprawność może wynikać nie tylko z niedopatrzenia, ale także z błędnego wyświetlania w przeglądarce, dlatego ważne, żeby przetestować stopkę w różnych przeglądarkach i programach pocztowych.

Powyższe wskazówki pomogą ci skonstruować poprawną i atrakcyjną stopkę, ale dużo zależy także od twojego poczucia estetyki. Zweryfikuj, czy twoja aktualna stopka spełnia te wymogi. Może zawiera wspomniane błędy? Wtedy jak najszybciej je wyeliminuj. Dawkę wiedzy już masz, więc do dzieła!