Przejdź do treści

Jak dobrze zorganizować event?

Jak dobrze zorganizować event?

2018-03-23

Tagi
Profile picture for user Jakub Sommerfeld

Jakub Sommerfeld

social media manager

W 2017 roku w Polsce oficjalnie zorganizowano 47502 eventów. Wliczone są w to wszelkie imprezy masowe, konferencje, imprezy firmowe, premiery, gale i bankiety. Warto żeby za liczbą organizowanych wydarzeń, poszła również ich jakość.

Kilka lat temu w Poznaniu odbył się hiphopowy festiwal. Na występach gwiazd polskiego rapu, takich jak Łona, Pezet lub Fokus było kilkanaście osób. Nagłośnienie nie pozwalało na zrozumienie jakiegokolwiek dłuższego słowa wypowiadanego przez mikrofon. Co więcej, wszystko zaczęło się jakieś pięć godzin po planowanym rozpoczęciu. Organizator poprosił mnie, żebym spytał Fokusa, czy jego zdaniem to wydarzenie może w przyszłości stać się konkurencją dla festiwalu HipHop Kemp w Hradec Kralove.

Nie wiem, co myślał o tym Fokus, bo wstydziłem się zapytać, ale okazało się, że druga edycja nie doszła do skutku. Żeby zorganizować dobry koncert, nie wystarczy zaprosić na niego gwiazdę. To szereg przygotowań i działań marketingowych.

Jak zorganizować udany event?

 

Od czego powinniśmy zacząć, organizując koncert?

Najpierw warto zastanowić się nad pytaniem: “co właściwie organizujemy”. Musimy określić grupę docelową i wielkość imprezy. Wspomina o tym Kuba “Cube” Kiciński, jeden z organizatorów Poznań Freestyle League - jednej z pierwszych lig freestylowych powstałych w Polsce, która co roku przyciąga ponad 70 chętnych zawodników. “Najważniejsze to ustalenie realnych celów do osiągnięcia. Jeżeli chcesz zrobić lokalną imprezę, taką jak PFL i nastawiasz się na niesamowity zarobek oraz tysiące uczestników wydarzenia, to rozgoryczenie i zawód jaki przeżyjesz, szybko zniechęcą Cię do działań. Musisz zrobić to z pasją, przy okazji czerpiąc radość z dodatkowych pieniędzy i swego rodzaju prestiżu, który niesie ze sobą organizowanie eventów” - stwierdził. 

Marta Nizio to właścicielka agencji muzyczno-eventowej Bashesh. Przez dziesięć lat zorganizowała setki koncertów, między innymi Xlecie BOR w poznańskiej arenie, które zgromadziło ponad 3500 osób. “To artysta najbardziej przyciąga publiczność. Jeśli nie ma na niego zapotrzebowania, to czego by się nie zrobiło, nie przyciągnie się więcej osób. Z mojego doświadczenia wynika, że na koncertach hip-hopowych niezmiernie rzadko zdarzają się ludzie, którzy przyszli, bo zaciekawił ich plakat, nazwa lub jakieś atrakcje. Nie powinno się oceniać szans powodzenia danego wydarzenia tylko przez pryzmat własnego stosunku do danego wykonawcy. Trzeba dobrze przekalkulować opłacalność eventu” - powiedziała Marta Nizio.

Aleksandra Łomsza, była właścicielka klubu Twoja Stara z Poznania stwierdziła, że wydarzenia zawsze robi się dla ludzi, a nie dla siebie. “Robienie koncertu tylko po to, żeby poznać lubianego przez siebie artystę, nie będzie równoznaczne z dobrą sprzedażą biletów. Organizując wydarzenie trzeba zaprzyjaźnić się z telefonem. Jestem zdania, że każdy organizator powinien w ramach praktyk popracować przez pewien czas na infolinii. Wtedy będzie wiedział, jak rozmawiać przez telefon i nie będzie się tego bał” - poradziła.

Jakub Kiciński wspomniał również o tym, że warto wziąć do pomocy współorganizatorów. "Bardzo dobrze jak weźmiesz do tego osoby, które w pewnym sensie mają podobne cele do Twoich. Jednak najlepiej byłoby, gdyby miały inny wgląd na to wszystko. Wtedy masz pewność, że każdy wniesie coś swojego" - powiedział. 

Zastanów się, jakiego typu event organizujesz.

 

Termin imprezy

Zastanówmy się nad odpowiednim terminem. Zostawmy sobie trochę czasu na promocję i zadbajmy o to, żeby konkurencyjne imprezy nie odbywały się w ten sam dzień, w tym samym mieście. Organizując event w dniu juwenaliów lub koncertu wielkiej gwiazdy, stracimy mnóstwo potencjalnych uczestników wydarzenia. “Duże eventy to temat nawet na 6-8 miesięcy wprzód, koncerty klubowe warto promować najpóźniej miesiąc przed wydarzeniem” - radzi Marta Nizio. “Promocja cyklicznego wydarzenia to kwestia minimum dwóch tygodni. Można odliczać dni dzielące nas od imprezy wspólnie z internautami” - dodała Aleksandra Łomsza.

Miejsce imprezy

Wybierzmy miejsce imprezy pod kątem upodobań słuchaczy zaproszonego przez nas wykonawcy. Średnio rozsądnym pomysłem jest organizowanie koncertu metalowego w lokalu, który był znany do tej pory z imprez techno. Warto sprawdzić klub podczas innych imprez, jakie są tam warunki i czy ludzie lubią tam chodzić. Pomyślmy o klimacie, w jakim najlepiej zaprezentuje się zapraszany przez nas wykonawca. Ważne, żeby mieć określone założenia.

Zastanów się nad miejscem imprezy.

 

Gdzie promować wydarzenie?

Czy warto promować wydarzenie również poza internetem? Według Marty Nizio wszystko zależy od miasta. “Są miejsca, gdzie plakaty nie mają sensu, a są takie, gdzie są konieczne. Podobnie jest z radiem i lokalnymi gazetami. Nie ma złotej reguły. Trzeba mieć rozeznanie w całej społeczności” - stwierdziła.

Agencje korzystają z takich form promocji w internecie, jak: Facebook, Instagram, filmy na Insta Story, portale tematyczne (o danej muzyce), portale informacyjne, lokalne serwisy i radiostacje.

“Myślę, że w dzisiejszych czasach plakaty mogą nie być wyjątkowo skuteczną reklamą. Jednak jeśli chcemy dodać prestiżu danemu wydarzeniu, plakat będzie dobrym rozwiązaniem. W końcu to klasyka” - stwierdziła Aleksandra Łomsza. Była właścicielka klubu powiedziała także, że ciekawym pomysłem mogą być ulotki rozdawane w odpowiednim miejscu. “Można wypróbować ulotkę z informacją, że przychodząc z nią na imprezę, będziesz miał na przykład 5 złotych zniżki. Potem sprawdzisz, ile ulotek do Ciebie wróciło i zobaczysz, czy tego typu reklama się opłaca” - zaproponowała organizatorka eventów.

Gdzie najlepiej promować imprezę?

 

Wyciąganie wniosków

Marta Nizio przez lata spędzone w branży utwierdziła się w przekonaniu, że warto być fair. Zawsze ma zabezpieczenie finansowe imprez. “Nie można liczyć pieniędzy, których się nie ma. Nie wolno zakładać, że opłaci się coś z biletów, które dopiero uda się sprzedać. Nauczyłam się zawsze mieć backup” - powiedziała.  

“Jeżeli pomysł jest dobry, wkładasz w to dużo pracy i serca i widzisz, że idzie to do przodu, wówczas musisz ciągle myśleć o udoskonaleniach. Ja wprowadzałem sporo rzeczy, dopiero po obserwacjach porażek i sukcesów. To pozwoliło mi stworzyć ciekawe, dodatkowe eventy, takie jak Wielka Wojna Wielkopolska albo Wielka Bitwa Dwójek” - dodał Kuba Kiciński.

Aleksandra Łomsza stwierdziła, że gdyby mogła cofnąć się w czasie, powierzyłaby organizację pierwszych imprez jakiejś agencji eventowej. “Zanim się tego nauczymy, lepiej powierzyć organizowanie wydarzeń profesjonalistom. Jako niedoświadczona osoba wolałabym nie ryzykować swoich pieniędzy, wolałabym ryzykować cudze pieniądze” - śmiała się.

Podsumowując, warto się zastanowić, zanim przepuści się pieniądze na organizację eventu, na który nikt nie przyjdzie.