Przejdź do treści

Macierz Eisenhowera - jak zarządzać swoim czasem?

Macierz Eisenhowera - jak zarządzać swoim czasem?

2018-10-29

Profile picture for user Aleksandra Dąbska

Aleksandra Dąbska

project manager

Generał Dwight Eisenhower – trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych miał takie motto: „what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”. Co można przetłumaczyć jako: „to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”.

Wyobraź sobie, że zalewa cię natłok zadań. Zadania do wykonania “na wczoraj” cię ścigają, klienci dzwonią i zmieniają strategię, uniemożliwiając ich wykonanie. Co więcej, ktoś z zespołu zachorował i nie możesz liczyć na wsparcie przy konkretnych zadaniach. Czujesz, że zaraz głowa Tobie pęknie od nadmiaru obowiązków, a telefon utopisz w WC. Nie wiesz co zrobić, bo każde zadanie wydaje się ultra ważne. Ile razy tak miałeś? Chciałbyś już tego więcej nie doświadczyć? Jeśli tak, czytaj dalej!

Co w takiej sytuacji zrobić? Sposobów jest kilka.

- Udajesz że nie widzisz problemu, listę zadań wyrzucasz do kosza i radosnym krokiem wychodzisz wcześniej z pracy. Łudzisz się, że część zadań z listy zniknie sama. A jeśli do tego jest piątek - masz nadzieję, że przez weekend nie zeżrą cię wyrzuty sumienia. ;)

- Zostajesz po godzinach w biurze i chaotycznie, w pośpiechu robisz każde zadanie na pół gwizdka, byleby coś tam było i nikt nie mógł tobie zarzucić, że czegoś nie zrobiłeś. W głowie już układasz tyradę w stylu: “No jak to, ja? Ja nie zrobiłem? No przecież tutaj jest taki to, a taki wynik mojej pracy!”.

- Układasz dla swoich zadań Macierz Eisenhowera, zwaną inaczej Macierzą Priorytetów.
 

ułóż macierz Eisenhowera

 

Macierz Eisenhowera jest bardzo prostym narzędziem, które pomaga ustalić, które zadania i w jakiej kolejności wykonać. Wymyślił je nie kto inny, jak wybitny strateg i mistrz w zarządzaniu swoim czasem - były prezydent USA. Brzmi fajnie, nie? ;)

Narzędzie, wymyślone przez p. Eisenhowera, możesz dostosowywać do swoich aktualnych potrzeb. Świetnie sprawdzi się do każdej liczby zadań - nieważne, czy jest ich 20, czy 200. Posłuży zarówno w pracy, jak i w domu.

Jeśli masz aktualnie natłok obowiązków, weź 3 głębokie oddechy, idź na krótki spacer na świeżym powietrzu, włącz muzykę, która pomaga Tobie pracować w skupieniu i… do dzieła!

1. Zrób listę zadań.

2. Zastanów się, które z tych zadań jest PILNE. Pilne są te zadania, które mają najkrótszy termin realizacji. Prawdopodobnie część z Twojej listy zadań będzie miała termin na dziś albo na wczoraj. Teraz myśl jedynie o tym terminie i jego bliskości. Wykonałeś?

3. Pomyśl, które zadania na Twojej liście są WAŻNE. Tutaj nie ma tak prostej odpowiedzi, jak w przypadku terminu. Jeśli rozważamy zadanie w kategorii projektu to pomyśl, czy dane zadanie wpływa na cel projektu - jeśli tak, to pewnie jest ważne.

Pytania pomocnicze mogą brzmieć tak:
Co się stanie, jeśli zrobisz to zadanie lub nie?
Co się nie stanie, jeśli zadanie wykonasz/nie wykonasz?

Najpiękniejsze w tym narzędziu jest to, że pytania o ważność możesz modyfikować w zależności od kontekstu całej sytuacji. Może spojrzysz na zadanie z perspektywy klienta? Albo zwrócisz uwagę na ryzyko, które zagraża projektowi?

4. Sprawdź, czy każde zadanie z Twojej listy jest opisane jako ważne lub nieważne, pilne lub niepilne. To bardzo, bardzo istotne.

5. Narysuj na kartce/ wielkiej ścianie swoją macierz, na którą nakleisz/ wpiszesz swoje zadania. Wygląda ona tak.

 

narysuj na kartce macierz

 

Jak każde narzędzie, także i to ma ZASADY UŻYTKOWANIA:
1. Ważność jest istotniejsza od pilności.
2. Ważne zadania należy wykonywać, zanim staną się pilne.
3. Zadania nieważne i niepilne lądują w koszu - nie zasługują na Twoją uwagę.

W myśl tych zasad, aby ułatwić korzystanie z macierzy, dla każdego obszaru możemy dodać ikonę która zobrazuje ważność i pilność zadań. Ja stosuję poniższe, ale Ty możesz wybrać takie, które lepiej do Ciebie przemawiają.

 

zasady użytkowania macierzy

 

Jeśli pracujesz z zespołem takie prioretyzowanie zadań możesz wykonać razem z nim.

Osobiście korzystam z tego narzędzia prawie codziennie. Do tego stopnia jestem z nim zżyta, że zadania mi poniekąd “automatycznie” wskakują w odpowiednie obszary na macierzy. Są jednak chwile, gdy biorę brystol i rysuję macierz na którą potem wpisuję zadania. Pamiętaj jednak, że macierz priorytetów to tylko obraz sytuacji w projekcie. Zadania, które dziś są ważne i pilne jutro mogą już takie nie być - wszystko zależy od kontekstu, w jakim umieszczasz zadania. Może też się zdarzyć tak, że mając 2 ważne zadania, jedno będzie w jakiś sposób ważniejsze. Umieść je w taki sposób, abyś widział, że to ważniejsze jest ważniejsze.

A co jeśli, na macierz chcesz nałożyć zadania, nad którymi będzie pracowało kilka osób? Jak ustalić, które zadania ma zrobić ktoś inny niż ty?
 

Co zrobić, jeśli pracujesz z zespołem?

 

Na pewno widzisz, że opisane narzędzie możesz używać w pracy. A jak może wyglądać podział zadań domowych?  U mnie wygląda w ten sposób:
 

Jak może wyglądać podział zadań domowych

 

Ułożyłeś zadania na macierzy? Brawo! To teraz idź realizuj zadania, zamiast czytać tekst. Jestem już pewna, że “czytanie artykułów w sieci” znajduje się na Twojej macierzy jako “nieważne i niepilne”. ;)