Przejdź do treści

Mail biznesowy - jak pisać?

Mail biznesowy - jak pisać?

2019-07-19

Profile picture for user Jakub Sommerfeld

Jakub Sommerfeld

social media manager

Istnieje szereg zasad pisania korespondencji służbowej. Pozwalają one na wzmocnienie skuteczności e-maila biznesowego i budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Zapraszamy do przeczytania artykułu, w którym przedstawimy wam, jak powinno się pisać wiadomości biznesowe.

 

Jak pisać maile biznesowe?

 

Warto pamiętać o tym, żeby poza imieniem i nazwiskiem, w miejscu nadawcy wpisać nazwę reprezentowanej firmy. Jeśli chcielibyśmy żeby odbiorca wiadomości traktował nas poważnie, nasz adres e-mail powinien brzmieć rozsądniej niż np. Smerfetka666@onet.pl. To wydaje się oczywiste, ale naprawdę sporo ludzi nadal o tym zapomina. 

Uważaj na opcję DW - adres e-mail każdego z twoich odbiorców zostanie wtedy ujawniony postronnym osobom. Jeśli wysyłasz wiadomości do kilku adresatów, upewnij się, że znają oni swoje adresy mailowe i nie mają nic przeciwko. 

 

Forma maila biznesowego

 

Niech temat e-maila będzie krótki i rzeczowy. Sformułuj go w jasny sposób, np. “Pytanie o przetarg”. Nigdy nie zostawiaj tego pola pustego. Wiadomość bez tematu może być uznana za brak szacunku lub spam. 

Jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, zacznij od zwrotów takich jak na przykład “Szanowny Panie Prezesie” lub “Szanowna Pani Anno”. Jeżeli korespondencja trwa już jakiś czas, możesz używać mniej formalnych form, takich jak “Panie Marcinie”. Zrezygnuj z “Witam” - witać można się w swoim domu lub firmie a nie w internecie. Językoznawcy podkreślają, że ta forma jest nieelegancka i zakłada wyższość jednej z osób.  

Również przy pożegnaniu używaj zwrotów grzecznościowych. Odpowiednie będą „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem” itp. Jeżeli e-mail nie jest bardzo oficjalny, wystarczy “Załączam pozdrowienia”. 

 

jak się witać i żegnać w korespondencji służbowej

 

Układaj możliwie krótkie zdania - jeden wiersz może zawierać 60-80 znaków. Poszczególne akapity niech będą oddzielone pustymi wierszami. Unikaj specjalistycznego języka, jeśli nie kontaktujesz się z przedstawicielem tej samej branży.  Wyjaśnij dlaczego piszesz i wyraź to w prosty sposób. Zastanów się, czy odbiorcy jest potrzebny bardzo długi opis twojej firmy. Zrezygnuj z “zapychaczy”, takich jak na przykład: “najprawdopodobniej”, “swego rodzaju” lub “jakby”. Jeśli odpowiadasz na e-mail, podziękuj za kontakt i zainteresowanie. 

E-mail biznesowy musi zawierać podpis. W stopce umieść: swoje stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe i odnośnik do strony internetowej. 

Jeśli dodałeś załącznik, poinformuj o tym odbiorcę, żeby go nie przeoczył. Zwróć uwagę na to, żeby twój e-mail nie ważył dużo i nie zapychał skrzynki. Zawsze możesz przesłać komuś linka do chmury. Standardowy format pdf będzie lepszy niż skompresowane pliki. Filtr antyspamowy nie powinien zablokować twojej wiadomości. 

 

nadawca i adresat w e-mailach służbowych

 

Upewnij się, że nie popełniłeś żadnych błędów ortograficznych lub interpunkcyjnych. Możesz wspomóc się narzędziem Language Tool. Unikaj caps locka, emotikonów, skrótów w stylu “ASAP” lub “BTW”. Błędy mogą  zniechęcić odbiorcę do odpowiedzi i być uznane za brak szacunku. 

Niech twój e-mail będzie miał zorganizowaną strukturę. Punktory lub numeracje pozwolą ci uporządkować treść, a wiadomość będzie się wydawała przejrzysta. 

Brak odpowiedzi na e-mail to niewybaczalny błąd w komunikacji biznesowej. Zawsze należy odpisywać w ciągu maksymalnie 24 godzin. Jeżeli wiesz, że udzielenie wyczerpującej informacji zajmie więcej czasu, możesz wysłać pierwszą odpowiedź z takim komunikatem. Jeśli wyjeżdżasz na urlop, ustaw autoresponder z informacją o tym, kiedy wrócisz i kto będzie cię zastępował w pracy. 

 

agencja marketingowa creandi o e-mailach służbowych

 

Pamiętaj o tym, że dobrze napisane e-maile biznesowe mogą wzmocnić reputację firmy. Z kolei te niechlujne obniżą twoją wiarygodność. Jeśli nie umiesz poprawnie wysłać maila, to jak ktoś może uwierzyć w odpowiednią jakość twoich produktów lub usług. Warto wziąć to pod uwagę.